10 dicas de como administrar seu tempo
Administrar o nosso tempo é essencial nos dias de hoje para conseguirmos cumprir com nossas tarefas diárias e ainda conciliarmos com estudos, lazer e família e ter mais qualidade de vida.
Nosso tempo hoje é precioso em uma sociedade em que se exige cada vez mais rapidez e eficiência, o que torna cada minuto valioso e uma oportunidade de concluir com alguma tarefa pendente.
Cada um de nós tem um ritmo diferente, precisa de mais ou menos descanso, tem tarefas que exigem mais ou menos tempo para execução, sendo assim, o tempo tem um valor diferente para cada indivíduo e para cada situação.
Pensando em te ajudar a administrar melhor o seu tempo, preparamos 10 dicas que vão te ajudar a triunfar nas suas tarefas diárias.
DICA 1 – Saiba seus limites e sua capacidade de produção
Não adianta você se programar para realizar mais tarefas do que você consegue em um determinado prazo. E para isso você precisa ter autoconhecimento da sua própria capacidade de produção. Por exemplo, você deveria saber quantas páginas você consegue ler mais ou menos por dia para saber se consegue ler um livro inteiro em uma semana. Não adianta você colocar no seu planejamento que vai ler o livro todo em 4 dias se na sua velocidade de leitura você precisa mesmo de uma semana inteira. Conheça e respeite seu próprio tempo!
DICA 2 – Priorize e crie prazos para as suas tarefas
Uma das principais formas de organizar seu tempo é priorizando suas tarefas, ou seja, colocando-as no seu planner ou na sua agenda, listando-os do mais urgente (que tem maior importância e relevância) para o menos urgente. Sempre a tarefa com maior urgência vai precisar ser concluída primeiro, ou seja, você vai priorizá-la. Depois de priorizar suas tarefas será necessário criar curtos, médios ou longos prazos (diários, semanais, mensais ou até mesmo anuais) para a realização e conclusão das mesmas. Colocar prazos nas suas tarefas também vai te ajudar a ter foco na conclusão das suas metas evitando assim a procrastinação.
DICA 3 – Diga não a procrastinação!
Um dos piores inimigos da produtividade é a procrastinação, aquele hábito horrível que a gente tem de ficar empurrando as coisas mais pra frente, o velho “depois eu faço isso”. Acontece assim: você primeiro deixa pra outra hora, depois deixa pra amanhã, depois passa pra semana que vem e no final do mês não concluiu metade das suas metas. A falta de atenção e foco nas tarefas são fatores que contribuem demais com a procrastinação. Portanto, enquanto estiver realizando algo nada de celular ou redes sociais, eles só atrapalham seu foco. Se você se programou e fez um cronograma, siga esse cronograma, faça as tarefas seguindo a ordem, pois essa é a melhor forma de priorizá-las e priorização é sinônimo de organização, um dos seus melhores aliados na hora de otimizar seu tempo.
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DICA 4 – Mantenha seu ambiente organizado
É muito mais fácil concluir uma tarefa quando o ambiente onde vai realizá-la estiver organizado, pois você não vai perder seu foco com a bagunça do local e nem vai precisar se distrair procurando as ferramentas para realizar sua tarefa. Será muito mais fácil e seu tempo será muito mais produtivo se sempre que você precisar concluir algo, tiver as ferramentas organizadas, identificadas e sempre à mão. Por exemplo, quando for cozinhar algo deixe todos os utensílios e ingredientes que for usar na receita separadinhos onde possa alcançar facilmente para evitar a confusão e a perda de tempo na cozinha.
DICA 5 – Agrupe tarefas similares
Fica mais rápido e mentalmente mais fácil realizar tarefas similares juntas. Por exemplo, quando estiver respondendo seus e-mails foque somente em respondê-los, responda a todos e faça somente isso naquele momento, sem fazer ligações telefônicas no meio ou ir até alguém para solicitar algo. Depois que você terminar de responder todos os e-mails, aí sim vá para as ligações telefônicas e assim por diante. Fazer um mesmo tipo de tarefas facilita manter seu foco e assim otimizar seu tempo.
DICA 6 – Aprenda a dizer não e delegar
É claro que é muito importante ser proativo no trabalho, porém é tão importante quanto saber dizer não quando for solicitado algo que não tem nada a ver com a sua área ou fora da sua alçada, para que assim você tenha tempo suficiente e realizar todas as tarefas que são realmente suas e que somente você pode fazer pela sua empresa. Se mesmo assim não for possível dizer não, saiba delegar. Sabemos que delegar nem sempre é fácil, mas é muito importante aprender a fazê-lo. Delegando corretamente você vai conseguir aumentar a produtividade da empresa e te ajudar a administrar melhor seu tempo.
DICA 7 – Elimine as distrações
Uma das coisas que mais tira o foco e atrapalha a produtividade no trabalho são as redes sociais (instagram, facebook, whatsapp) (instagram, facebook, whatsapp). Evite ao máximo acessá-las enquanto estiver no trabalho. Não deixe janelas de facebook abertas e coloque seu celular de cabeça para baixo ou onde você não consiga ver a tela dele. O ideal é que você acesse essas distrações somente durante as pausas programadas ou na sua hora do almoço. Esse tipo de desatenção pode te custar muito mais tempo do que você imagina.
DICA 8 – Faça pausas programadas
É bem difícil manter a concentração em uma tarefa por bastante tempo. Mas uma forma de evitar distrações e aumentar a produtividade na execução de tarefas maiores é fazendo pausas programadas ao longo do tempo. Pode parecer contraditório falar para você fazer pausas durante o trabalho para aumentar sua produtividade e ganhar tempo, eu sei, mas essa é uma técnica famosa e bem simples chamada Pomodoro. A cada 25 minutos focados na execução de uma tarefa você faz uma pequena pausa de 5 minutos, e depois de quatro tempos focando por 25 minutos você faz uma pausa maior. É claro que isso não precisa ser rígido, você pode adaptar esses intervalos da melhor forma, o importante é que as pausas programadas te ajudem a focar mais, melhorar sua concentração no trabalho e assim administrar melhor seu tempo.
DICA 9 – Use boas ferramentas para se organizar e se planejar
A tecnologia pode te atrapalhar e contribuir com a procrastinação quando se trata do uso das redes sociais por exemplo, mas se utilizadas da forma correta, existem várias ferramentas tecnológicas que podem ser usadas ao seu favor e te ajudar bastante na organização e planejamento das suas tarefas no trabalho para gerir o seu tempo.
Alguns exemplos desses softwares e aplicativos são o Evernote e o Trello. Eles podem ser usados tanto no seu desktop quanto no seu celular corporativo.. Use-os sempre da forma que for te ajudar mais!
Outra ferramenta muito eficiente para organização e planejamento é o planner impresso. Nele você vai poder escrever todas as suas tarefas em prioridade, suas metas, seus prazos, lembretes, listas, anotações, tudo que você quiser, e o mais importante é que no planner todas essas informações estarão juntas no mesmo lugar. Se você é uma pessoa que está o tempo todo se movimentando no trabalho, recomendo um planner médio ou pequeno que você possa levar sempre com você onde quer que vá. Se não for o caso, um planner grande que fique sempre na sua mesa te atenderá melhor.
DICA 10 – Leia sobre administração do tempo
Ler sobre um assunto pode ajudar você a assimilar melhor os conceitos de controle do seu tempo e ter novas ideias de como administrá-lo, sendo assim, indicamos alguns livros que podem te inspirar para gerir melhor o seu tempo.
Essencialismo – A Disciplinada Busca Por Menos, de Greg McKeown
A Tríade do Tempo – Um Modelo Comprovado Para Organizar Sua Vida, Aumentar Sua Produtividade e Seu Equilíbrio, de Christian barbosa
Produtividade Para Quem Quer Tempo: Aprenda A Produzir Mais Sem Ter Que Trabalhar Mais, de Geronimo Thelm
A Arte de Fazer Acontecer, David Allen
Scrum: A arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo, Jeff Sutherland
Esperamos que com essas dicas você possa administrar bem o seu tempo e ter sucesso em suas tarefas diárias.
